eRačun – što, kako i zašto?

Sigurno ste već čuli za eRačun i dobili neku od brojnih ponuda za edukaciju o njegovoj obveznoj primjeni. Vjerojatno ste već nešto i pročitali o tome, razgovarali sa kolegama, ali vam još uvijek nije jasno što vam je činiti i da li imate obvezu uvesti eRačun u svoje poslovanje.

Da, zaista je puno informacija i gotovo sve pretpostavljaju da vi o tome već sve znate, pa je još samo preostalo da odaberete servis koji će sigurnim informacijskim kanalom razmjenjivati vaš eRačun sa vašim kupcem.

Što je to E-račun?

eRačun je neizostavni elektronički dokument u razvoju ePoslovanja. Ono što ga razlikuje od uobičajenog računa je:

• forma,
• sadržaj te
• način razmjene.

eRačun mora biti usklađen s europskim standardom za eRačun – CEN/TC 434 – Electronic Invoicing, što ga određuje kao elektronički dokument, koji je sadržajem prilagođen elektroničkoj razmjeni unutar sigurnih informacijskih kanala, odnosno putem ovlaštenih servisa za razmjenu eRačuna.

Prvenstveno je namijenjen i obvezan za sve sudionike u sustavu javne nabave, javne i sektorske naručitelje i gospodarske subjekte koji sa njima posluju u svim zemljama članicama EU.

Izrađuje se prema EU normi, u xml i pdf formi kako bi se mogao razmjenjivati između različitih informacijskih sustava i na taj način podržavati međunarodno eTrgovanje.

eRačun ne možete samostalno poslati elektroničkim putem kao dosada, elektroničkom poštom, već se isti mora razmjeniti posredstvom tzv. informacijskih posrednika.

eRačun izvornik je elektronički dokument koji se čuva u elektroničkom obliku, može se isprintati ali papirnata forma u tome slučaju predstavlja samo presliku.

Obveza za uvođenje eRačuna

B2G – Business to Government

Ako ste kao gospodarski subjekt temeljem postupka javne nabave sklopili ugovor o javnoj nabavi sa tvrtkom u većinskom ili potpuno državnom vlasništvu, onda imate obvezu izrade i dostave eRačuna od 01. srpnja 2019. godine.

Postupci javne nabave naručitelji objavljuju na Elektroničkom oglasniku javne nabave (EOJN), te gospodarski subjekti, na temelju poziva za nadmetanje, mogu dostaviti ponude i sklopiti ugovor o javnoj nabavi za određene poslove. Ti gospodarski subjekti postaju obvezni dostavljati eRačune.

Osim toga, ako se kao gospodarski subjekt poslovali sa navedenim tvrtkama u državnom vlasništvu makar i samo na temelju narudžbenice koje nisu ispostavljene temeljem sklopljenih ugovora o javnoj nabavi, već se odnose na pojedinačne isporuke, također imate obvezu izrade i dostave eRačuna od 01. srpnja.

Npr. ako ste prodali svoje proizvode, usluge ili obavili radove za HEP, INA- u, Vodovod, Hrvatsku poštu, Grad Zagreb ili neki drugi grad, županiju ili općinu, neku školu, muzej i slično obvezni ste izdavati eRačune, bez obzira na iznos računa i činjenicu da li ste isporuku izvršili temeljem sklopljenog ugovora o javnoj nabavi ili temeljem pojedinačnih i samostalnih narudžbenica.

B2B – Business to Business

Ako kao gospodarski subjekt poslujete sa drugim gospodarskim subjektima – poduzetnicima i/ili obrtnicima, nemate obvezu uvođenja eRačuna.

Ipak, tijekom projekta implementacije eRačuna, i nakon prve faze uvođenja u sustav javne nabave, pretpostavlja se da će se eRačun koristiti i u trgovanju između gospodarskih subjekata u privatnom vlasništvu.

Ne samo izrada već i zaprimanje eRačuna!

Za gospodarske subjekte priča oko eRačuna započinje sa pitanjem da li su obvezni izraditi i dostaviti eRačun državnim tvrkama (B2G) u sustavu javne nabave.

Npr. Tvrtka d.o.o. izrađuje i dostavlja eRačun Vodovodu d.o.o. za robu, uslugu ili radove.

Međutim, priča se razvija dalje u smislu da i obveznik – naručitelj u sustavu javne nabave izrađuje i dostavlja eRačune (G2G).

Npr. Vodovod d.o.o izrađuje eRačun za HEP d.d. / HEP Elektra za opskrbu električnom energijom  i sl.

S obzirom da će naručitelji imati obvezu izrade i dostave eRačuna drugim naručiteljima (G2G), pretpostavlja se da će izrađivati i dostavljati eRačune svim pravnim osobama, gospodarskim subjektima – poduzetnicima i obrtnicima bez obzira što ne postoji takva zakonska obveza, već će takav način ispostave računa proizlaziti iz tehničkih uvjeta i ujednačenosti postupanja pri izdavanju računa, te što će teško biti razdvojiti kome će dostavljati eRačun a kome ne.

Ako u tome procesu gospodarski subjekt bude imao samo jedan izbor, a to je zaprimanje eRačuna umjesto dosadašnjeg papirnatog računa ili računa dostavljenog putem maila, to će se morati uključiti u servis eRačun zbog zaprimanja eRačuna.

Informacijski porednici - koga odabrati? 

Informacijski posrednici mogu biti FINA kao centralna platforma, ali i druge pravne osobe koje će u skladu s europskom normom, pružati usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, odnosno koja će obavljati elektroničku razmjenu računa između izdavatelja eRačuna i primatelja.

Očekuje se veliki broj potencijalnih davatelja usluge eRačun a koji su usklađeni sa EU normom i povezani sa FINOm kao centralnom platformom možete provjeriti na stranicama Ministarstva gospodarstva.

Može li primatelj ili izdavatelj eRačuna uvjetovati odabir informacijskog posrednika?

Sukladno zakonu svi informacijski posrednici se moraju povezati na Centralnu platformu što je FINA, tako da će se svi eRačuni razmjenjivati preko jedne centralne točke, te stoga nema razloga da bilo tko uvjetuje odabir informacijskog posrednika.

Svi obveznici servisa eRačun mogu biti uključeni u servis:

1. direktno na centralnu platformu – FINU
2. posredno preko informacijskih posrednika

I u jednom i u drugom slučaju eRačun će biti razmjenjen preko centralne platforme od izdavatelja do primatelja, bez obzira na to kojeg informacijskog posrednika imaju.  

Više o eRačunu možete pročitati na stranicama Ministarstva gospodarstva